Er wordt in veel organisaties heel hard gewerkt aan verschillende projecten. Wat is een project en waarom lijkt het dé manier van zaken oppakken? ‘Een project is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het opleveren van een uniek resultaat, dat bijdraagt aan het behalen van doelen en waarbij de belangrijkste werkzaamheden te inventariseren zijn.’* Deze definitie doet vermoeden dat iets in een project gieten de weg naar succes is. Toch laat de praktijk zien dat geen garantie geeft! De traditionele aanpak van projectmanagement gaat uit van een uitgebreide voorafgaande planning en heeft met een vaststaand projectplan weinig flexibiliteit of ruimte voor weerstand van betrokkenen.
De ladder stap voor stap beklimmen
Mieke van Puijenbroek, een van onze partners, pleit voor Planmatig Kortcyclisch Veranderen als optimale aanpak van projecten. “De doelen van projecten zijn vaak groot en gericht op de lange termijn. Dat voelt alsof je onderaan een lange ladder staat en in 1 stap naar boven moet. Door de doelen op te knippen in kleinere acties en te werken op de korte of middellange termijn wordt het beklimmen van de ladder bereikbaar. Het is ook van belang om aan de slag te gaan met de juiste mensen. Vraag collega’s voor een project die door hun ervaring of dagelijkse werk weten waar het om gaat. Je geeft niet alleen niet hen de kans om zich door middel van het project te ontwikkelen maar benut ook hun specifieke, praktische kennis en kunde. Door kortcyclisch te werken weten mensen beter wat er van hen verwacht wordt, kritische vragen of weerstand krijgen ruimte en kunnen onderzocht worden en de betrokkenheid wordt groter.”
Planmatig, kortcyclisch veranderen is een aanpak waarbij projecten worden opgedeeld in kleinere, beheersbare fasen. Elke fase omvat een duidelijk gedefinieerde reeks activiteiten en doelstellingen. Het projectteam komt op gezette tijden bij elkaar, evalueert de voortgang en doet aanpassingen waar nodig. Zo wordt het projectplan een werkdocument in plaats van een statisch rapport en worden beschreven doelstelling effectief bereikt.
“Door kortcyclisch te werken leer je gaandeweg het project waardevolle lessen waar je op kan inspelen en je bent flexibel om je aanpak of planning aan te passen. Door de taken en stappen onderling te verdelen kan je de verschillen in expertise binnen je projectteam voluit benutten. Ook is het gaaf om met je projectteam tussentijdse succes te vieren. Deze aanpak vergroot daardoor de betrokkenheid van je teamgenoten. Dat vind ik mooi om te zien!”
Wil je meer weten over planmatig veranderen met de kortcyclische aanpak? Stuur Mieke van Puijenbroek een bericht of mail naar administratie@partnersinontwikkeling.nl
*Bron: Boom Management